Was ist im Rahmen des Bewerbungsverfahrens unter der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zu verstehen?

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO erlaubt Datenverarbeitungen, die zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person (was bei einer Bewerbung im Regelfall vorliegt) erfolgen, oder für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich sind.

Nach § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG fallen auch Bewerber unter den Beschäftigtenbegriff. Damit ist eine Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von Bewerberdaten gegeben. Diese Verarbeitung beginnt mit dem Eingang der Bewerbung und endet mit dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Die Formulierung „auf Anfrage“ bedeutet, dass der Betroffene die Vertragsanbahnung initiiert haben muss und er Vertragspartner ist. Sofern die Datenverarbeitung auf den Abschluss eines Arbeitsvertrags gerichtet ist, ist das Bewerbungsverfahren eine solche vorvertragliche Maßnahme, die der Vertragsanbahnung dient und auf Anfrage des Bewerbers erfolgt.

Allerdings bindet der Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b den Arbeitgeber auch in der Phase vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses an das Erforderlichkeitsprinzip und nimmt somit Einfluss auf die Konzeption und Durchführung des Auswahlverfahrens. Somit dürfen nur solche Informationen erhoben werden, die – je nach Stand des Bewerbungsverfahrens – für die Entscheidungsfindung tatsächlich benötigt werden, dazu geeignet sind und auf keinem anderen Weg gewonnen werden können. Zu den erforderlichen Daten zählen beispielsweise

Kontaktdaten
Lebensläufe
Zeugnisse
Informationen zu bisherigen Beschäftigungsverhältnissen
Referenzen
fachliche Kenntnisse
Sprachkenntnisse
Gehaltsvorstellungen
Zugangsdaten bei elektronischen Bewerbungssystemen
usw.

Die Erforderlichkeit bezieht sich auch auf Verarbeitung von Daten, die nicht in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (manuelle Datenverarbeitung, z. B. im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs – § 26 Abs. 7 BDSG).

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO ist auch dann einschlägig, wenn das Bewerbungsverfahren letztlich nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags führt.