Festlegung der Verantwortlichkeiten und Vorgehensweise bei der Umsetzung der Betroffenenrechte

Innerhalb des Unternehmens bzw. der Behörde muss (z. B. im Rahmen einer Dienstanweisung) festgelegt werden, wie zu reagieren ist, falls ein Betroffener von seinen Rechten Gebrauch macht.

Das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Betroffenen umfasst das Recht, selbst zu entscheiden, wer zu welchem Zweck personenbezogene Daten (z. B. Namen, Adressen) über ihn verarbeiten darf. Personenbezogene Daten gehören in der Regel dem Betroffenen, auch wenn sie von einer öffentlichen bzw. nichtöffentlichen Stelle erhoben und verarbeitet werden.

Zur Wahrung des Persönlichkeits- und des Selbstbestimmungsrechts beinhalten die Datenschutzgesetze daher eine Reihe von Rechten der Betroffenen, die jede öffentliche und nichtöffentliche Stelle beachten muss.

Daher sollte bei jeder Institution festgelegt werden, wie zu reagieren ist, falls ein Betroffener von seinen Rechten Gebrauch macht. So sollte bezüglich der Verantwortlichkeiten ein fester Kreis von Personen (einschließlich etwaiger Vertretungen) definiert werden, der unter Beteiligung des Datenschutzbeauftragten für die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zur Gewährleistung der Betroffenenrechte zuständig ist. Dabei ist ein Konzept zu entwickeln, in dem insbesondere festzulegen ist,

wer für die Entgegennahme und Behandlung des Betroffenenbegehrens zuständig ist und wer dabei gegebenenfalls einzubinden ist (z. B. der Sachbearbeiter und/oder der Datenschutzbeauftragte),
dass die gesetzlichen Vorgaben gewährleistet sein müssen (z. B. Überprüfung der Identität des Betroffenen, Überprüfung ob ein Versagungsgrund vorliegt),
dass jedes Begehren dokumentiert wird,
innerhalb welchen Zeitraums (unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats) und auf welchem Wege (schriftlich, per E-Mail, mündlich) nachweislich dem Betroffenen geantwortet wird (eventuell muss bezüglich des Auskunftsmediums die Einwilligung des Betroffenen eingeholt werden),
welche inhaltliche Gestaltung zu beachten ist, damit die Beantwortung in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form und in einer klaren und einfachen Sprache erfolgen kenn, die auch von Kindern verstanden wird,
wie dabei die Vertraulichkeit gewährleistet werden kann,
in welchen Fällen vorgefertigte standardisierte Texte oder Textbausteine verwendet werden können und
in welchen Fällen dem Betroffenen Kosten entstehen (Ausnahmen von der grundsätzlich unentgeltlichen Informationserteilung).

Natürlich müssen diese Festlegungen der Verantwortlichkeiten auch entsprechend dokumentiert werden, um den Rechenschaftspflichten zu genügen. Verantwortlich für die Gewährleistung der Betroffenenrechte bleibt der Verantwortliche, er kann lediglich die Aufgaben delegieren.

Das Verfahren zur Behandlung von Betroffenenbegehren ist regelmäßig zu überprüfen und den veränderten Gegebenheiten anzupassen. Aufgedeckte Mängel sind unverzüglich zu beheben.