Kann die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten auch auf einer Einwilligung beruhen?

Nach Erwägungsgrund 155 der Datenschutz-Grundverordnung können insbesondere Vorschriften über die Bedingungen erlassen werden, unter denen personenbezogene Daten im Beschäftigungskontext auf der Grundlage einer Einwilligung der Beschäftigten verarbeitet werden dürfen.

Wie sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO ergibt, stellt die Einwilligung eine taugliche Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten (auch für die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten) dar.

Im Art. 7 DSGVO werden die Bedingungen bezüglich der Gültigkeit einer Einwilligung ausführlich dargestellt. Für die Gültigkeit einer Einwilligung ist es unbedingt erforderlich, dass sie im Vorhinein und von der betreffenden Person höchstpersönlich erteilt wird. Eine nachträgliche Einverständniserklärung ist nicht gültig.

Elemente einer Einwilligung

Gemäß Art. 4 Nr. 11 DSGVO handelt es sich bei der „Einwilligung der betroffenen Person um jede

  • freiwillig
  • für den bestimmten Fall,
  • in informierter Weise und
  • unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist“.

Eine rechtsgültige Einwilligung nach der Datenschutz-Grundverordnung liegt nur vor, wenn alle aufgeführten Merkmale erfüllt sind.

Freiwilligkeit einer Einwilligung für die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten

Bei der Beurteilung, ob eine Einwilligung für die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten freiwillig erteilt wurde, sind insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich bestehende Abhängigkeit der oder des Beschäftigten vom Arbeitgeber und die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen. Neben der Art des verarbeiteten Datums und der Eingriffstiefe ist zum Beispiel auch der Zeitpunkt der Einwilligungserteilung maßgebend. Vor Abschluss eines (Arbeits-)Vertrages werden Beschäftigte regelmäßig einer größeren Drucksituation ausgesetzt sein, eine Einwilligung in eine Datenverarbeitung zu erteilen.

Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen (§ 26 Abs. 2 Satz 2 BDSG). Die Gewährung eines Vorteils liegt beispielsweise in der Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zur Gesundheitsförderung oder der Erlaubnis zur Privatnutzung von betrieblichen IT-Systemen. Auch die Verfolgung gleichgerichteter Interessen spricht für die Freiwilligkeit einer Einwilligung. Hierzu kann etwa die Aufnahme von Namen und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste oder die Nutzung von Fotos für das Intranet zählen, bei der Arbeitgeber und Beschäftigter im Sinne eines betrieblichen Miteinanders zusammenwirken.

Nachweis der Einwilligung

Erfolgt die Verarbeitung mit Einwilligung des Arbeitnehmers, muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die betroffene Person ihre Einwilligung zu dem Verarbeitungsvorgang gegeben hat (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Diese Beweislast oder auch Rechenschaftspflicht wird durch Art. 5 Abs. 2 DSGVO bekräftigt. Die DSGVO schreibt nicht genau vor, wie der Nachweis zu erfolgen hat.

Bestreitet ein Arbeitnehmer, eine Einwilligung abgegeben zu haben und kann der Arbeitgeber die Abgabe der Erklärung nicht nachweisen, gilt die Einwilligung als fehlend und die Datenverarbeitung als rechtswidrig. Eine mutmaßliche Einwilligung ist in der Datenschutz-Grundverordnung nicht vorgesehen.

Nachdem die Verarbeitungstätigkeit beendet wurde, sollte der Einwilligungsnachweis nicht länger aufbewahrt werden, als unbedingt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Artikel 17 Abs. 3 Buchstaben b und e DSGVO erforderlich ist.

Widerruf einer Einwilligung

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann eine Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt. Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.

Der Widerruf einer Einwilligung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Somit können Einwilligungen auch elektronisch widerrufen werden. Allerdings muss dabei die Authentizität des Widerrufenden gewährleistet sein.

Widerruft ein Arbeitnehmer seine Einwilligung, auf die sich die Datenverarbeitung stützt und fehlt es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (z. B. § 26 BDSG), ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten auf Wunsch des Betroffenen unverzüglich zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Sollte jedoch eine andere Rechtsgrundlage existieren, ist eine weitere Datenverarbeitung auch nach Widerrufung der Einwilligung möglich.

Eine rückwirkende Widerrufung einer Einwilligung ist nicht möglich, da ansonsten die Datenverarbeitung rückwirkend rechtswidrig und eine unsachgemäße Benachteiligung der speichernden Stelle wäre.

Fazit: § 26 Abs. 2 BDSG erklärt ausdrücklich, dass die Einwilligung auch im Beschäftigtenverhältnis möglich ist. Aufgrund der im Beschäftigungsverhältnis bestehenden Abhängigkeit der beschäftigten Person sind an die Einwilligung dort jedoch besondere Anforderungen zu stellen und die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, speziell zu berücksichtigen. Zudem ist die Freiwilligkeit einer Einwilligung nur schwer nachzuweisen.