Personalisierte E-Mail-Adressen für Betriebsratsmitglieder

Ein Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Betriebsratsmitgliedern auf deren Antrag personalisierte E-Mail-Adressen bereitzustellen und diese E-Mail-Adressen so einzurichten, dass die Antragsteller damit auch E-Mails an Adressen schreiben können, die nicht zur Domain des Arbeitgebers gehören, und von solchen Adressen E-Mails empfangen können.

Eine Arbeitgeberin betreibt mehrere hundert Supermärkte in ganz Deutschland. Auf der Grundlage eines Tarifvertrags nach § 3 Abs. 1 Ziff. 1b BetrVG legten die Tarifpartner mehrere Betriebsratsbezirke fest. Die Antragsteller sind Mitglieder des in einem Bezirksratsbezirk gewählten Betriebsrats.

Diesem Betriebsrat steht eine E-Mail-Adresse unter der von der Arbeitgeberin betriebenen Domain zur Verfügung. Auf diese E-Mail-Adresse können die Betriebsratsmitglieder zugreifen. Den Antragstellern stellt die Arbeitgeberin demgegenüber keine personalisierten E-Mail-Adressen zur Nutzung bereit. Anderen Mitarbeitern, z.B. freigestellten Betriebsratsmitgliedern, stellt die Arbeitgeberin dagegen personalisierte E-Mail-Adressen zur Verfügung. Zum Teil sind diese derart konfiguriert, dass mit ihnen E-Mails auch an E-Mail-Adressen außerhalb der Domain der Arbeitgeberin geschrieben und von solchen Adressen E-Mails empfangen werden können. Andere E-Mail-Adressen lassen lediglich eine Kommunikation mit Adressen derselben Domain zu.

Die Antragsteller forderten die Arbeitgeberin vergeblich auf, ihnen personlisierte E-Mail-Adressen zur Verfügung zu stellen. Sie haben beim Arbeitsgericht Celle vorgetragen, die von ihnen verlangten E-Mail-Adressen mit entsprechender Konfiguration seien notwendig, um im Rahmen ihrer Betriebsratstätigkeit angemessen mit den Arbeitnehmern kommunizieren zu können. Nennenswerte Kosten verursache dies nicht. Eines Beschlusses des Betriebsrats zur Einleitung dieses Verfahrens habe es nicht bedurft. Der Betriebsrat habe nicht über die Erforderlichkeit von E-Mail-Adressen zu entscheiden. Andernfalls könnte eine Mehrheit des Betriebsrats die Bereitstellung von Sachmitteln für eine Minderheit im Betriebsrat verhindern. Hierfür gebe es keine normative Grundlage.

Die Arbeitgeberin hat beantragt, die Anträge zurückzuweisen. Sie hat die Anträge für unzulässig gehalten, da es an entsprechenden Beschlüssen des Betriebsrats fehle. Die Antragsteller seien überdies nicht legitimiert, Ansprüche auf die Ausstattung mit Sachmitteln geltend zu machen. Diese Ansprüche stünden nur dem Betriebsrat als Gremium zu.

Das Arbeitsgericht Celle hat die Anträge zurückgewiesen. Gegen diesen Beschluss haben die Antragsteller beim Landesarbeitsgericht Beschwerde eingelegt.

Auszüge aus dem Urteil des Landesarbeitsgerichts

Der Antrag, der Arbeitgeberin aufzugeben, den Antragstellern E-Mail-Adressen zur Verfügung zu stellen und diese so einzurichten, dass sie auch mit Adressen außerhalb der Domain kommunizieren können, hat auch in der Sache Erfolg. Den Antragstellern steht ein entsprechender Anspruch gegen die Arbeitgeberin aus § 40 Abs. 2 BetrVG zu.

Nach § 40 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung zur Verfügung zu stellen.

Dieser Anspruch steht im vorliegenden Fall den Antragstellern und nicht nur dem Betriebsrat als Gremium zu (hierzu unter a). Bei den von den Antragstellern verlangten E-Mail-Adressen handelt es sich um Informations- und Kommunikationstechnik (b), die für ihre Betriebsratstätigkeit erforderlich ist im Sinne des § 40 Abs. 2 BetrVG (c).

a) Die Antragsteller sind aktiv legitimiert. Sie können selbst Ansprüche aus § 40 Abs. 2 BetrVG gegen die Arbeitgeberin geltend machen, ohne dass es eines Beschlusses des Betriebsrats bedarf.

Zwischen zwei Fragen ist zu differenzieren. Zum einen stellt sich die Frage, ob ein einzelnes Betriebsratsmitglied Ansprüche auf § 40 Abs. 2 BetrVG stützen kann. Zum anderen ist streitentscheidend, ob hierfür ein Beschluss des Betriebsrats notwendig ist.

Die erste Frage ist zu bejahen. Auch ein einzelnes Betriebsratsmitglied kann Ansprüche auf § 40 Abs. 2 BetrVG stützen, sofern Sachmittel für seine Tätigkeit in eigener Verantwortung erforderlich sind.

Der Wortlaut der Norm steht einer solchen Auslegung nicht entgegen. § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG regeln ausdrücklich lediglich den Verpflichteten, den Arbeitgeber. Dass ausschließlich der Betriebsrat Anspruchsinhaber ist, kann der Norm nicht entnommen werden. In Abs. 2 ist überhaupt nicht geregelt, wem der Arbeitgeber Sachmittel zur Verfügung zu stellen hat. Dies ergibt sich erst aus einer Zusammenschau mit Abs. 1 und der Überschrift. Nach Abs. 1 hat der Arbeitgeber die „durch die Tätigkeit des Betriebsrats“ entstehenden Kosten zu tragen. Damit ist gerade nicht geregelt, dass (nur) der Betriebsrat als Gremium Anspruch auf Kostenerstattung hat. Auch Aufgaben der Betriebsratsmitglieder, die diese als solche wahrnehmen, können zwanglos als „Tätigkeit des Betriebsrats“ bezeichnet werden. Der Betriebsrat als Gremium kann nämlich ohnehin nur durch seine Mitglieder tätig werden. Er kann als Gremium zwar Beschlüsse fassen, für den Betriebsrat handeln können jedoch nur der oder die Betriebsratsvorsitzende und die übrigen Mitglieder.

Eine systematische Auslegung führt zu keinem anderen Ergebnis. Zwar handelt es sich bei Ansprüchen der Betriebsratsmitglieder auf Ersatz der Kosten für Schulungs- und Bildungsveranstaltungen nach den §§ 40 Abs. 1 , 37 Abs. 6 und 7 BetrVG um Ansprüche, die aus dem Recht des Betriebsrats abgeleitet sind (BAG, Beschluss vom 27.03.1979, 6 ABR 15/77, juris, Rn. 12). Dies ist jedoch Ausfluss der speziellen Regelung in § 37 Abs. 6 S. 3 BetrVG (i.V.m. § 37 Abs. 7 S. 3 BetrVG). Danach hat der Betriebsrat bei der Festlegung der zeitlichen Lage der Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen die betrieblichen Notwendigkeiten zu berücksichtigen. Dass Ansprüche aus § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG generell nur dem Betriebsrat als Gremium zustehen, kann daraus nicht geschlossen werden.

Auch mit dem Sinn und Zweck von § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG lässt sich dies nicht begründen. Verlangen Betriebsratsmitglieder, dass der Arbeitgeber ihnen bestimmte Sachmittel zur Verfügung stellt, und lehnt der Betriebsrat als Gremium dies (wie im vorliegenden Fall) ab, müssten die betreffenden Betriebsratsmitglieder zunächst gerichtlich gegen den Betriebsrat vorgehen mit dem Ziel, dass dieser einen positiven Beschluss über die Erforderlichkeit der Sachmittel trifft und den Arbeitgeber auffordert, diese Sachmittel zur Verfügung zu stellen. Das wäre prozessökonomisch nicht sinnvoll. Außerdem müsste der Betriebsrat anschließend notfalls im Wege der Zwangsvollstreckung dazu gezwungen werden, Rechte geltend zu machen, hinter denen er nicht steht (zu den Schwierigkeiten im Rahmen der Zwangsvollstreckung in einem solchen Fall s. BAG, Beschluss vom 23.10.2019, 7 ABR 7/18, NZA 2020, 604). Es ist daher zweckdienlicher, einzelnen Betriebsratsmitgliedern selbst die Möglichkeit zu eröffnen, Ansprüche aus § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG gegen den Arbeitgeber geltend zu machen.

Auch das Bundesarbeitsgericht nimmt an, Ansprüche aus § 40 Abs. 1 BetrVG könnten einzelnen Betriebsratsmitgliedern zustehen.

Um Kosten der Betriebsratstätigkeit geltend zu machen, ist nicht in jedem Fall ein Beschluss des Betriebsrats erforderlich.

Der Wortlaut von § 40 Abs. 2 BetrVG macht Ansprüche nicht von einem Beschluss des Gremiums abhängig. Nichts anders ergibt sich aus dem Gesamtzusammenhang. Auch in § 40 Abs. 1 BetrVG findet sich eine solche Einschränkung nicht.

Für eine dahingehende teleologische Reduktion des § 40 Abs. 2 BetrVG ist kein Raum. Es kommt vielmehr darauf an, ob die Tätigkeit des Betriebsratsmitglieds auf einer Entscheidung des Betriebsrats beruht. In der Regel ist dies der Fall, so auch in dem vom LAG Hamm (Beschluss vom 28.01.2025, 7 TaBV 35/24, juris, Rn. 46) und LAG Köln (Beschluss vom 20.01.2023, 9 TaBV 32/22, juris, Rn. 38) zitierten Fall, den das Bundesarbeitsgericht zu entscheiden hatte (BAG, Beschluss vom 14.07.2010, 7 ABR 80/08, juris). Hier ging es um Ansprüche des Betriebsrats als Gremium. Dass ihm Ansprüche aus § 40 Abs. 2 BetrVG zustehen, bedeutet nicht, dass einzelnen Betriebsratsmitgliedern solche Ansprüche nicht zustehen können. Gleiches gilt im Hinblick auf die vom LAG Hamm zitierte Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 18.07.2012 (7 ABR 23/11, AP Nr. 109 zu § 40 BetrVG 1972). Hier ging es um Ansprüche des Betriebsrats selbst aus § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG. Insoweit bedurfte es naturgemäß ordnungsgemäßer Beschlüsse des Betriebsrats.

Es gibt aber eben auch Fälle, in denen ein einzelnes Betriebsratsmitglied in eigener Verantwortung tätig wird und tätig werden darf, denn jedes Betriebsratsmitglied übt sein Amt in eigener Verantwortung aus. Nicht in jedem Fall ist daher ein Gremienbeschluss notwendig. Es ist selbstverständliche Aufgabe der Betriebsratsmitglieder - auch ohne Beschluss des Betriebsrats - bspw. als Ansprechpartner im Betrieb den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stehen. Dies folgt aus ihrer Stellung als Betriebsratsmitglied. Die insoweit erforderlichen Sachmittel kann ein Betriebsratsmitglied daher aus eigenem Recht nach § 40 Abs. 2 BetrVG verlangen.

b) Bei der von den Antragstellern verlangten Einrichtung von E-Mail-Adressen handelt es sich um Informations- und Kommunikationstechnik iSd § 40 Abs. 2 BetrVG. Auch die Einrichtung oder Zuweisung von E-Mail-Adressen mit bestimmten Konfigurationen zur „externen“ Kommunikation mittels elektronischen Postwegs fällt unter den Begriff der Informations- und Kommunikationstechnik.

c) Die Antragsteller dürfen es auch für erforderlich iSd § 40 Abs. 2 BetrVG halten, dass die Arbeitgeberin ihnen E-Mail-Adressen zur Verfügung stellt und diese so einrichtet, dass sie auch mit Adressen außerhalb der Domain kommunizieren können.

Dem Betriebsrat obliegt im Rahmen von § 40 Abs. 2 BetrVG die Prüfung, ob ein von ihm verlangtes Sachmittel zur Erledigung von Betriebsratsaufgaben erforderlich und vom Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen ist. Die Entscheidung hierüber darf er nicht allein an seinen subjektiven Bedürfnissen ausrichten. Von ihm wird vielmehr verlangt, dass er die betrieblichen Verhältnisse und die sich ihm stellenden Aufgaben berücksichtigt. Dabei hat er die Interessen der Belegschaft an einer sachgerechten Ausübung des Betriebsratsamts einerseits und berechtigte Interessen des Arbeitgebers, auch soweit sie auf eine Begrenzung der Kostentragungspflicht gerichtet sind, gegeneinander abzuwägen. Diese Grundsätze gelten auch, wenn der Betriebsrat verlangt, dass ihm Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung gestellt wird.

Die Entscheidung des Betriebsrats unterliegt der arbeitsgerichtlichen Kontrolle. Diese ist auf die Prüfung beschränkt, ob das verlangte Sachmittel auf Grund der konkreten betrieblichen Situation der Erledigung der gesetzlichen Aufgaben des Betriebsrats dient und der Betriebsrat bei seiner Entscheidung nicht nur die Interessen der Belegschaft berücksichtigt, sondern auch berechtigten Belangen des Arbeitgebers Rechnung getragen hat. Dient das jeweilige Sachmittel der Erledigung betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben und hält sich die Interessenabwägung des Betriebsrats im Rahmen seines Beurteilungsspielraums, kann das Gericht die Entscheidung des Betriebsrats nicht durch seine eigene ersetzen.

Für Ansprüche einzelner Betriebsratsmitglieder gilt nichts Anderes.

Danach durften die Antragsteller die Einrichtung von E-Mail-Adressen, über die auch mit solchen außerhalb der Domain kommuniziert werden kann, für erforderlich halten. Sogar die Kommunikation mit nicht zum Betrieb oder Unternehmen gehörenden Dritten ist grundsätzlich Teil der Betriebsratstätigkeit. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf der Betriebsrat - nichts Anderes gilt für die Antragsteller - die Einrichtung einer Kommunikationsmöglichkeit per E-Mail jedenfalls dann für erforderlich halten, wenn sich der Arbeitgeber - und sei es durch das Bereitstellen nur für einzelne Mitarbeiter - dieser Kommunikationstechnik bedient. Erst recht gilt dies, wenn es um die Kommunikation mit Arbeitnehmern des eigenen Betriebs geht. Insofern ist es nicht mehr zeitgemäß, die Kommunikation des Betriebsrats auf schriftliche Notizen oder Telefon zu beschränken. Als elektronische Nachrichten bieten E-Mails die von den Antragstellern dargestellten Vorzüge. Sie gelangen praktisch ohne Zeitverzug zum Empfänger und mit ihnen können auch Dokumente versandt werden. Zu Recht verweisen die Antragsteller insoweit beispielsweise auf Arbeitsverträge oder Abrechnungsunterlagen. Es hält sich innerhalb ihres Ermessens, wenn sie diesen kommunikativen Austausch mit Arbeitnehmern im Rahmen ihrer Betriebsratstätigkeit für erforderlich halten.

Insoweit können sie auch nicht darauf verwiesen werden, dass Arbeitnehmer über die allgemeine Betriebsratsadresse Kontakt aufnehmen könnten. Zum einen wäre hier eine vertrauliche Kontaktaufnahme nicht möglich. Zum anderen bedarf es aus den o.g. Gründen auch anschließend der (vertraulichen) Kommunikation über eine personalisierte E -Mail-Adresse der Antragsteller. Die meisten Arbeitnehmer im Betriebsratsbezirk verfügen gerade nicht über eine von der Arbeitgeberin bereitgestellte E-Mail-Adresse der Domain.

Berechtigte Interessen der Arbeitgeberin stehen dem nicht entgegen. Die Arbeitgeberin meint selbst, die Kosten für die entsprechende Konfiguration der E-Mail-Adressen seien gering. Andere entgegenstehende Interessen hat die Arbeitgeberin nicht dargestellt und sind auch nicht ersichtlich.

Amtlicher Leitsatz

1. Einzelne Betriebsratsmitglieder können eigene Ansprüche auf Bereitstellung von Sachmitteln aus § 40 Abs. 2 BetrVG geltend machen, sofern diese für ihre Tätigkeit als Betriebsratsmitglieder erforderlich sind.
2. Ein Gremienbeschluss des Betriebsrats ist in solchen Fällen nicht erforderlich, wenn das Betriebsratsmitglied in eigener Verantwortung handelt.
3. Die Bereitstellung von personalisierten E-Mail-Adressen, die eine Kommunikation auch außerhalb der unternehmenseigenen Domain ermöglichen, kann für die Wahrnehmung betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben einzelner Betriebsratsmitglieder erforderlich sein im Sinne von § 40 Abs. 2 BetrVG.
4. Der Betriebsrat als Gremium muss nicht notwendigerweise Beteiligter eines Beschlussverfahrens sein, wenn einzelne Betriebsratsmitglieder eigene, vom Gremium unabhängige Rechte geltend machen.

Fundstelle

Beschluss des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen v. 25.04.2025, Az.: 17 TaBV 62/24 – abrufbar im Internet beispielsweise unter https://voris.wolterskluwer-online.de/browse/document/2c3ab4b6-88c7-4fb3-845c-a7ed73f7fcce