Umgang mit den Bewerbungsunterlagen

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses digital oder manuell speichern, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens dürfen personenbezogene Daten der Bewerber in jedem Fall gespeichert werden. Zugriff auf diese Daten dürfen nur Personen haben, die an der Bewerberauswahl beteiligt sind. Gegenüber etwaige unberechtigte Zugriffsversuche müssen geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit ergriffen werden (Art. 32 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO).

Häufig wird auch schon bei der Stellenausschreibung darauf hingewiesen, dass eine Rücksendung von postalisch eingegangen Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht erfolgen wird. Damit stellt sich natürlich die Frage, wo und wie lange diese Unterlagen nach Beendigung des Bewerberverfahrens aufbewahrt werden (müssen).

Für die Beantwortung dieser Frage ist entscheidend, ob der Bewerber eingestellt wurde oder nicht. Bei einer Einstellung werden die Bewerbungsunterlagen in der Regel Teil der Personalakte. Pauschale Übernahmen dürfen aber nicht erfolgen, sondern nur in dem zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses dann erforderlichen Umfang.

Erfolgte keine Einstellung, sind die entsprechenden Bewerbungsunterlagen grundsätzlich unverzüglich zu löschen, zu vernichten bzw. dem Bewerber zurückzugeben. Allerdings bergen viele negative Personalentscheidung die Gefahr eines Anti-Diskriminierungsprozesses wegen Verstoßes gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Um Schadensersatzforderungen erfolgsversprechend abwehren zu können, benötigen Arbeitgeber häufig die Bewerbungsunterlagen. Ohne sie wird es Arbeitgebern nur schwer möglich sein nachzuweisen, dass ein Bewerber nicht aus Gründen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt wurde. Die Gefahr, einer AGG-Klage ausgesetzt zu werden, besteht aber nicht ewig. Will ein Bewerber eine Benachteiligung wegen eines vom AGG verbotenen Merkmals geltend machen, muss er dies innerhalb der Zweimonatsfrist des § 15 Abs. 4 AGG tun. Dies gilt auch für zurückgezogene Bewerbungen. Auch hier wäre das Unternehmen ggf. in der Beweispflicht, wenn ein/e Bewerber/in eine Benachteiligung behauptet. Hierzu muss das Unternehmen zumindest das Schreiben über die Rücknahme der Bewerbung aufbewahren. Allerdings ist nach Meinung vieler Experten eine Speicherung der Unterlagen über drei Monate hinaus grundsätzlich nicht erforderlich. Andere Experten wiederum sind der Meinung, dass Bewerbungsunterlagen bis zu acht Monate aufbewahrt werden dürfen, um nach einer eventuell nicht bestandenen Probezeit noch auf andere Bewerber zurückgreifen zu können. Egal, wie sich ein Unternehmen entscheidet, es muss sein Vorgehen nur gut begründen können.

Es gibt aber auch Fälle, bei denen beide Seiten an einer längeren Speicherung bzw. Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen interessiert sind. Solche Konstellationen findet man insbesondere bei weltweit tätigen Konzernen, die laufend neue Stellen ausschreiben, und bei Initiativbewerbungen. Gibt ein Bewerber unmissverständlich zu verstehen, dass er auch an anderen Positionen im Unternehmen interessiert wäre und bei zukünftigen Stellenbesetzungen berücksichtigt werden möchte, dürfen seine Unterlagen auch für längere Zeit gespeichert werden. Oft stellen Unternehmen Bewerbungsportale zur Verfügung, bei denen die Bewerber ihre Unterlagen selbst hochladen und eigenständig bearbeiten und löschen können. Grundsätzlich ist dieses Format zu begrüßen, da es dem Bewerber den weitesten Spielraum über seine Datennutzung gewährt. Voraussetzung ist aber, den Bewerber ausreichend zu informieren, wie seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Hierzu gehört auch eine Mitteilung, wie die Daten verschlüsselt übertragen werden können. Zu beachten ist, dass die vom Bewerber auszufüllenden Felder nur solche Informationen abfragen, die für die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Auch ist auf die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung zur Speicherung der Daten hinzuweisen.
Stellt ein Unternehmen zum Einreichen der Bewerbung eine Bewerberplattform zur Verfügung, haben die Bewerber oft auch die Wahl, in einen sogenannten Talentpool aufgenommen zu werden. Hierdurch können die Bewerber auch für zukünftig zu besetzende Stellen berücksichtigt werden. Dazu ist allerdings die Einwilligung der Betroffenen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), 7 DSGVO erforderlich, da eine andere Rechtsgrundlage für die Speicherung von Bewerberdaten über die Bewerbungsphase hinaus nicht vorhanden ist.

Aber auch die Datensammlung in einen Talentpool kann nicht zeitlich unbegrenzt erfolgen. Eine wirksame Einwilligung setzt auch die Kenntnis der Speicherdauer (in der Regel nicht länger als 1 Jahr) voraus.

Eine Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an Dritte (z. B. einem anderen potenziellen Arbeitgeber) ist nur mit Zustimmung des Betroffenen erlaubt. Nicht verboten ist es dagegen, einen externen Experten einzuschalten, der im Auftrage des Arbeitgebers die Bewerbungen sichtet und eine bestimmte Entscheidung empfiehlt. In diesem Fall findet keine unzulässige Datenübermittlung statt, sondern es liegt eine Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor.