Was ist ein Background-Check im Bewerberverfahren und was ist dabei zu beachten?

Im Rahmen eines Background-Checks (Hintergrundüberprüfung) werden öffentlich zugängliche Daten über einen Bewerber eingeholt.

Bereits vor dem ersten Treffen bzw. bereits bei der Einladung eines Bewerbers versuchen viele Arbeitgeber, über Suchmaschinen und soziale Netzwerke so viel wie möglich über den potenziellen Mitarbeiter herauszufinden.

Wenn dabei peinliche Partybilder oder im schlimmsten Fall auch hasserfüllte Posts über den alten Chef auftauchen, hat man sich ein Bild gemacht, das durch ein persönliches Kennenlernen und zahlreiche Qualifikationsnachweise schwer zu verrücken sein wird. Manchmal haben Arbeitgeber Lebensläufe vor sich, die so beeindruckend sind, dass sie sich fragen, warum der Bewerber ausgerechnet bei ihrem Unternehmen anfragt. Dies führt nicht selten zu einer Überprüfung – einem sog. Pre-Employment-Screening oder auch Background-Check genannt. Oder aber Arbeitgeber sind mit fragmentarischen Lebensläufen konfrontiert und versuchen die Lücken mithilfe des Internets selbst zu schließen.

Aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten ist dazu Folgendes zu sagen: Zwar normiert die DSGVO nicht, dass personenbezogenen Daten grundsätzlich beim Betroffenen zu erheben sind. Aber der Art. 5 DSGVO verlangt, dass eine Datenverarbeitung nur in erforderlichem Rahmen erfolgen darf. Die Erhebung personenbezogener Daten beim Bewerber selbst hat für diesen ganz wesentliche Vorteile. Es bedeutet nämlich, dass er zum einen weiß, dass der potentielle Arbeitgeber eine Information über ihn haben möchte. Zum anderen hat der Bewerber so im Blick, welche personenbezogenen Daten der Verantwortliche denn nun über ihn bekommen hat, nämlich eben das, was er ihm an Informationen gegeben hat. Außerdem wird auf diese Weise sichergestellt, dass der Bewerber auch selbst entscheiden kann, ob der potenzielle Arbeitgeber überhaupt Informationen über ihn erhält – oder eben nicht. Verweigert er die Antwort, dann ist der Verantwortliche eventuell darauf angewiesen, die erstrebten Daten bei Dritten zu erheben. Darauf ist der Bewerber aufgrund der Informationspflichten der DSGVO hinzuweisen.

Die Informationspflichten ergeben sich aus Art. 13 DSGVO, wenn eine Erhebung bei der betroffenen Person stattfindet und aus Art. 14 DSGVO, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden. Dabei muss auch die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (in diesem Fall die Erhebung von personenbezogenen Daten über den Bewerber) benannt werden (Art. 13 Abs. 1 Buchst. c bzw. Art. 14 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Außerdem muss der Verantwortliche dem Bewerber gemäß Art. 13 Abs. 1 Buchst. d DSGVO seine oder die berechtigten Interessen eines Dritten mitteilen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst  f DSGVO beruht. Hierdurch wird der Verantwortliche gezwungen sich zunächst überhaupt einmal darüber Gedanken zu machen, was seine oder die Interessen eines Dritten sind.

Außerdem dürfen Arbeitgeber Informationen, die vom Fragerecht nicht erfasst sind, auch nicht über allgemein zugängliche Quellen beschaffen. Anders ist dies nur bei Online-Diensten wie den beruflichen Netzwerken XING oder LinkedIn, die Beschäftigte zur Selbstdarstellung nutzen. Sie lassen ausnahmsweise das schutzwürdige Interesse des Bewerbers hinter dem Interesse des potenziellen Arbeitgebers an einer Datenerhebung ohne Mitwirkung des Beschäftigten zurückstehen. Recherchen in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter stellen sich hingegen grundsätzlich als datenschutzrechtlich unzulässig dar, insbesondere wenn die die dabei gewonnenen Erkenntnisse der Privatsphäre des Bewerbers zuzurechnen sind und keinen Bezug zu der zu besetzenden Stelle aufweisen.

Pre-Employment-Screenings sollten auch nicht auf die Einwilligung des Bewerbers als Legitimationsgrundlage gestützt werden. Zumindest aber ist die besondere Situation des Bewerbers in den Blick zu nehmen, die in der Regel dazu führen wird, die von Art. 7 Abs. 4 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG geforderte Freiwilligkeit verneinen zu müssen.